Ein Konsortium aus namhaften Unternehmen aus dem Baugewerbe - von Startups und Bauunternehmen über Softwareanbietern und Beratern - hat ein einheitliches digitales Lieferscheinformat für die Baubranche entwickelt. Dies stellt die Antwort auf das Papierdokument dar, das bereits seit vielen Jahren überfällig sein sollte. Bisher haben jegliche Versuche kein positives Ergebnis erreichen können. Mit dem einheitlichen Format ist nun ein Austausch von digitalen Daten bei der Anlieferung möglich, auch wenn verschiedene Unternehmen in diesem involviert sind. So wirkt auch CATHAGO an der Initiative 1Lieferschein mit und setzt das Format im hauseigenen, digitalen Lieferschein um.

Digitaler Lieferschein von CATHAGO

Beginnend mit der operativen Bestellung oder dem Abruf von Waren auf der Baustelle, hat CATHAGO das Modul für die digitale Materialbeschaffung auf den Markt gebracht. Jetzt verlängert das Berliner Startup den digitalen Prozess und ergänzt zur Bestellfunktion auch die digitale Warenannahme mit sofortiger Erstellung des Lieferscheins mit nur wenigen Klicks.

Durch die sofortige Überprüfung der eintreffenden Materialien auf der Baustelle kann der Polier oder Bauleiter die Lieferung sofort auf verschiedene Kriterien, wie z.B. Mängel, fehlende oder falsche Artikel überprüfen und diese Information live in die App einspielen. Diese werden in Echtzeit in das digitale Lieferscheinformat überführt und sowohl dem Lieferanten, als auch dem Büro in Echtzeit zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus weden auch Kautionsgüter wie Paletten, Boxen oder Schlaufen, die vom Lieferanten bzw. Logistikunternehmen mitgenommen werden, digital vermerkt und in den Lieferschein inkludiert werden - auf diese Art und Weise werden alle Informationen bei der Anlieferung vermerkt und in den Lieferschein überführt.

Der XML-Lieferschein ist nach wenigen Sekunden als PDF abrufbar und zum Versand oder Speicherung bereit. Darüber hinaus können durch die digitalen Datenfelder im Lieferschein auch die Informationen des Lieferscheins für einen weiteren digitalen Prozess genutzt werden. Dies ermöglicht nicht nur den automatischen Abgleich von Lieferschein und XML-Rechung (Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung), sondern auch eine automatisierte Auswertung über beispielsweise die Liefertreue von Lieferanten. Diese Daten geben wertvolle Informationen für den strategischen Einkauf, der basierend auf den neu gewonnen Erkenntnissen optimierte Entscheidungen in der Lieferantenauswahl treffen kann.

Wie profitieren Bauunternehmen und der Handel von einem digitalen Lieferschein?

Der Prozess der Anlieferung und der damit verbundene Austausch von Informationen ist ein durchweg papierbasierter Prozess. Dies führt dazu, dass ausgedruckte Lieferscheine auf der Baustelle übergeben werden oder an die eingehende Pakete geheftet werden.

Dass dabei der Einfluss durch Witterung diese beschädigt, ist naheliegend. Doch auch nicht selten gehen diese Papierdokumente verloren, werden auf der Baustelle vergessen oder enthalten nicht lesbare handschriftliche Kommentare oder fehlende Unterschriften. Dabei stellen Lieferanten in nicht seltenen Fällen Lieferscheine zwei bis dreimal aus, um das Bauunternehmen darüber aufzuklären, welches Material angeliefert wurde.

Die Fachkräfte im Einkauf und der Buchhaltung warten so teils mehrere Wochen auf den Eingang der Lieferscheine, die nicht nur darüber aufklärt, ob die Baustelle das notwendige Material erhalten hat, sondern auch die Grundlage für die Rechnungsstellung- und bezahlung liefert. Ohne diese Informationen können in vielen Fällen die Skontofristen der Lieferanten nicht eingehalten werden und der damit verbundene Preisnachlass auf den zu bezahlenden Materialpreis verfällt.

So verfehlt die Baubranche im Schnitt das Zahlungsziel um 16 Tage, was das Handelsblatt in einer Studie belegt. Um dies zu umgehen, zahlen Bauunternehmen nicht selten auch Rechnungen, ohne diesen vorab mit dem dazugehörigen Lieferschein abgeglichen zu haben. Grund dafür ist die Einhaltung der Skontofrist. Fällt im Nachgang ein Fehler in der Anlieferung auf, ist eine zeitintensive Auseinandersetzung zu dieser Diskrepanz nicht mehr zu vermeiden.

Darüber hinaus bietet der CATHAGO Lieferschein eine ideale Grundlage für die Beweispflicht zur dokumentierten Annahme und Kontrolle eingehender Waren. Durch den digitalen Orts- und Zeitstempel, der automatisch vom System erstellt wird, werden alle Informationen digital fälschungssicher gespeichert. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Fachkraft zu welcher Uhrzeit welche Waren entgegengenommen hat. Diese Informationen werden sauber aufbereitet und jederzeit einsehbar zur Verfügung gestellt. 

Die Teilnehmer der Initiative 1Lieferschein

An der Initiative haben sich insgesamt 14 Unternehmen beteiligt, um den neuen Standard für Lieferscheine im Bau zu etablieren. Zu den Kooperationspartnern gehören Bauunternehmen, Mitglieder im Arbeitskreis Informationsmanagement (AKIM) im Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.V., Händlern, Softwareanbieter und Startups, welche unter der Leitung von Peter Rösch das Format entwickelt haben.

Alle Partner: Rösch Unternehmensberatung, bobbie Deutschland, AS-Bau Hof, LEONHARD WEISS, EUROVIA Servicesqbound, MWM Software & Beratung, tabya, CATHAGO, Technische Universität Graz, Institut für Baubetrieb und Bauwirtschaft, VESTIGAS, cleverschein, onDispatch, BRZ Deutschland

Mehr Informationen zur Iniative 1Lieferschein gibt es hier!

Ein durchgehender digitaler Prozess in der Materialbeschaffung

CATHAGO geht mit dem Launch des eigenen digitalen Lieferscheins den nächsten Schritt Richtung einer voll umfassenden, optimierten Materialbeschaffung. Die neue Funktion von dem Startup eröffnet Bauunternehmen, sowie Lieferanten eine einheitliche Grundlage, um Informationen zur Lieferung in Echtzeit auszutauschen, sowie diese Informationen in einen XML-Lieferschein zu übertragen.

Dabei ist der gemeinsame Ansatz der Initiative 1Lieferschein der gemeinsame Konsens, um das Ziel des digitalen Lieferscheins in die gesamte Baubranche zu bringen. Mit nur einem Monat Implementierung kann dabei die Softwarelösung von CATHAGO und somit auch der digitale Lieferschein getestet und das Potenzial dieser digitalen Grundlage im Umfeld des eigenen Unternehmens entdeckt werden. Dies ermöglicht nicht nur schnell durchführbare Testläufe mit dem digitalen Dokument, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis für die Baustelle und das Einkaufsbüro.