Ab 2024 tritt eine neue Regelung in Kraft, die die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Bauwesen einführt. Diese Maßnahme ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und zielt darauf ab, Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Baubranche zu fördern.

Hintergrund und Einführung der Pflicht

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Bauwesen ab 2024 ist eine Antwort auf die zunehmende Digitalisierung in Wirtschaft und Verwaltung. Sie basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen verbindlich vorschreibt. Deutschland hat diese Richtlinie schrittweise umgesetzt und erweitert die Anforderungen nun auch auf die Bauwirtschaft.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnung standardisiert die Nutzung von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Sie setzt einen einheitlichen europäischen Standard (EN 16931) für E-Rechnungen fest und verpflichtet öffentliche Auftraggeber, diese Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Mitgliedstaaten mussten die Richtlinie bis April 2019 umsetzen. Vorteile umfassen Kostensenkungen, schnellere Bearbeitungszeiten, Umweltfreundlichkeit und bessere Nachvollziehbarkeit der Finanzflüsse. Ziel ist die Förderung der Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltung in der EU.

Was bedeutet die Pflicht zur elektronischen Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, welche eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ab 2024 müssen alle Unternehmen im Bauwesen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln, sofern sie mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten oder an größeren Bauprojekten beteiligt sind.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Effizienzsteigerung

E-Rechnungen beschleunigen die Rechnungsbearbeitung erheblich. Durch die Automatisierung von Prozessen reduziert sich der manuelle Aufwand, was zu einer Minimierung von Fehlerquellen führt.

Unternehmen profitieren von schnelleren Genehmigungen und reibungslosen Abläufen. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen, sondern auch zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit. Die Möglichkeit, Rechnungen digital zu archivieren und schnell abzurufen, steigert zusätzlich die Effizienz im Tagesgeschäft.

Kostensenkung

Durch den Wegfall von Papier, Druck und Postversand sowie durch die schnellere Bearbeitung lassen sich Kosten einsparen. Die Einsparungen eines Unternehmens beim Umstieg von Papierrechnungen auf E-Rechnungen können erheblich sein und hängen von Faktoren wie Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen und Kostenstrukturen ab.

E-Rechnungen verursachen im Schnitt Kosten von ein bis drei Euro, was verglichen mit fünf bis zehn Euro für Papierrechnungen Kosteneinsparungen von 70 bis 80 % bedeuten kann. Außerdem können E-Rechnungen häufig innerhalb weniger Minuten verarbeitet werden, dies führt zu einem besseren Workflow und erheblichen Zeitersparnissen.

Gerade in Verbindung mit der Thematik Maverick Buying, können Bauunternehmen hier enorme Kosten im Einkaufs- und Beschaffungsprozess bis hin zur Rechnungsprüfung einsparen.

Umweltfreundlichkeit

Der Verzicht auf Papier und die damit verbundene Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks tragen erheblich zur Nachhaltigkeit bei. E-Rechnungen bedeuten weniger Papierverbrauch, was wiederum zu einer geringeren Abholzung und zu weniger Abfall führt. Darüber hinaus reduziert sich der Energieverbrauch, der für die Produktion und den Transport von Papierrechnungen anfällt, erheblich. Unternehmen, die auf elektronische Rechnungen umsteigen, können somit einen bedeutenden Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Diese umweltfreundlichen Praktiken verbessern nicht nur das Unternehmensimage, sondern ziehen auch umweltbewusste Kunden an.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle der Finanzströme, was die Transparenz erhöht und Missbrauch vorbeugt. Durch die digitale Speicherung und den einfachen Zugriff auf Rechnungsdaten wird eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Unternehmen können so schneller auf Audits oder Prüfungen reagieren und Compliance-Vorgaben leichter erfüllen.

Die erhöhte Transparenz führt auch zu einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern. Insgesamt wird das Finanzmanagement durch die Einführung von E-Rechnungen erheblich optimiert.

Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnungen

Von der Implementierung einer geeigneten technischen Infrastruktur über die Sicherstellung von Datensicherheit bis hin zur Akzeptanz und Schulung der Mitarbeiter – die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. In diesem Abschnitt beleuchten wir die wichtigsten Hürden, die Unternehmen bei der Einführung von E-Rechnungen überwinden müssen.

Technische Infrastruktur

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die notwendige technische Infrastruktur verfügen, um E-Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Dies erfordert Investitionen in geeignete Softwarelösungen und möglicherweise auch in Hardware-Upgrades. Es ist wichtig, dass die eingesetzten Systeme kompatibel sind mit den gängigen Standards und Formaten für elektronische Rechnungen, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen einen IT-Support aufbauen oder erweitern, um technische Probleme schnell und effizient lösen zu können. Die Implementierung dieser Infrastruktur kann zeit- und kostenintensiv sein, bringt jedoch langfristige Vorteile.

Sicherheitsanforderungen

Der Schutz sensibler Daten ist ein zentraler Aspekt bei der Einführung elektronischer Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Dies umfasst unter anderem starke Verschlüsselungsmethoden, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffsmanagement.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten und der Erkennung von Sicherheitsrisiken wie Phishing-Angriffen. Unternehmen sollten zudem regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen, um potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Durch die Einhaltung dieser Maßnahmen können Unternehmen das Vertrauen ihrer Geschäftspartner und Kunden in die Sicherheit ihrer Daten stärken.

Ein strukturiertes Format bedeutet, dass sämtliche vorgeschriebenen Informationen einer Rechnung nicht einfach nur als digitales Bild, wie in einem PDF, übermittelt werden, wo die Angaben an beliebigen Stellen platziert sein können. Stattdessen müssen diese Daten in klar definierten Feldern als Text übertragen werden. Das XML-Format hat sich dafür etabliert, obwohl es für Menschen nicht sofort lesbar oder verständlich ist.

Akzeptanz und Schulung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert eine Akzeptanz seitens der Mitarbeiter und Geschäftspartner. Um diese zu gewährleisten, sind umfangreiche Informationskampagnen und Schulungsmaßnahmen notwendig. Mitarbeiter müssen die Vorteile und die Funktionsweise der neuen Systeme verstehen, um diese effektiv nutzen zu können. Schulungen sollten verschiedene Aspekte abdecken, von der technischen Bedienung bis hin zu Sicherheitsfragen.

Auch Geschäftspartner sollten frühzeitig informiert und gegebenenfalls unterstützt werden, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein offener Dialog und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, können die Akzeptanz und den Erfolg der Implementierung maßgeblich erhöhen.

Integration und Kompatibilität

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Umsetzung von E-Rechnungen ist die Integration in bestehende Unternehmensprozesse und -systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die neuen Systeme nahtlos mit den bestehenden ERP-Systemen und anderen Finanzsoftwarelösungen kompatibel sind. Dies erfordert oft eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern und möglicherweise auch Anpassungen der bestehenden Prozesse.

Eine gründliche Planung und Testphase kann helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren. Die Integration sollte so gestaltet sein, dass sie den Workflow verbessert und nicht behindert, um die Akzeptanz bei den Nutzern zu fördern.

Gesetzliche Anforderungen

Die Einführung elektronischer Rechnungen muss auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, die je nach Land und Branche variieren können. Unternehmen müssen sich über die relevanten Vorschriften und Standards informieren und sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse diesen entsprechen. Dazu gehören unter anderem Anforderungen an die Authentizität und Unversehrtheit der Rechnungen sowie an die Archivierung und Aufbewahrungsfristen.

Die Einhaltung dieser Vorgaben kann komplex sein und erfordert oft die Konsultation von Rechtsexperten. Durch die sorgfältige Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen können Unternehmen rechtliche Konsequenzen vermeiden und ihre Compliance sicherstellen.