Der Einkauf im Facility-Management, also die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen zur Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, kann je nach Unternehmen unterschiedliche Formen annehmen. In der Regel folgt dieser Prozess jedoch einem festen Muster. Grundsätzlich beinhaltet der Einkauf im Facility-Management die Beschaffung aller notwendigen Ressourcen, um einen reibungslosen Betrieb und die kontinuierliche Wartung von Immobilien und technischen Anlagen sicherzustellen.

Der Prozess der Materialbeschaffung im Facility-Management

1. Bedarfsermittlung

Der erste Schritt ist die Bedarfsermittlung, die aus Inspektionen, Wartungsplänen oder spezifischen Anforderungen hervorgeht. Die Bedarfsermittlung ist die Basis für eine termingerechte Beschaffung von Materialien und Gütern

2. Marktrecherche und Einholung verschiedener Angebote

Sobald die benötigten Produkte oder Dienstleistungen feststehen, beginnt die Marktrecherche. Diese hat im Wesentlichen ein genaues Ziel: Das beste Produkt zu den besten Konditionen zu finden. Dieser und der nächste Schritt gehen Hand in Hand, denn um die besten Konditionen zu finden, müssen Angebote von verschiedenen Lieferanten eingeholt werden.

3. Bewertung und Auswahl

Sobald eine erste Auswahl getroffen ist, müssen die Angebote bewertet werden basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und Service. Unternehmen ziehen oft auch eine Bewertungsmatrix zur Hilfe. CATHAGO speichert alle vergangenen Bestellungen und hat alle Lieferanten der Vergangenheit übersichtlich aufgelistet, sodass man zukünftige Bestellungen an vergangenen Bestellungen orientieren kann und mit den gleichen Lieferanten eine langfristige Bindung eingehen kann, die perspektivisch zu besseren Konditionen führen.

4. Bestellung und Vertragsabschluss

Nach Auswahl des geeigneten Lieferanten erfolgt die Bestellung, dies erfolgt auf verschiedenste Arten und Weisen. Via Telefon, E-Mail oder Online-Shop. Die vielen verschiedenen Kanäle, über die Bestellungen häufig stattfinden, haben das Risiko der Unübersichtlichkeit. Niemand weiß, wer, wann, was bestellt hat und häufig gibt es bis zum Wareneingang keine schriftliche Bestätigung einer Bestellung, die beispielsweise über Telefon vereinbart wurde.

5. Lieferung und Wareneingangskontrolle

Nach Lieferung müssen die Güter auf Vollständigkeit und Qualität geprüft werden. Abweichungen müssen dokumentiert und gegebenenfalls reklamiert werden. Bei vielen Unternehmen finden aus Zeitmangel oder Problemen bei der Zuständigkeit häufig keine Wareneingangskontrollen statt. Das zieht vermeidbare Fehler mit sich, die zu Problemen bei Bestandskontrollen oder Ähnlichem führen können.

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6. Rechnung und Zahlung

Nach erfolgreicher Lieferung und Überprüfung dieser muss die Rechnung ebenfalls auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit der Lieferung überprüft werden. Nach erfolgreicher Prüfung folgt die Zahlung.

Ab 2025 wird eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. In der CATHAGO Software hat man bereits alle Rechnungen elektronisch und einheitlich, sodass es zu keinen Ordnerlabyrinthen kommt und benötigte Rechnungen nicht mehr gefunden werden.

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3 Tipps für eine effiziente Beschaffung im Facility-Management

Im Facility-Management sind die Bedarfe ebenso vielfältig wie die Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Mit den richtigen Werkzeugen können jedoch auch hier die Beschaffungsprozesse effizient geplant, gesteuert und kontrolliert werden.

Priorisierung der vielen Aufgabengebiete im Einkauf

Jeder Arbeitstag im Einkauf ist einzigartig, durch die diversen Kontaktpunkte im eigenen Unternehmen und zu unzähligen Lieferanten ist immer was los: Mal muss eine neue Preisvereinbarung verhandelt werden, während gleichzeitig der Monteur auf dem Projekt dringend neues Material benötigt. Das kann gerne mal stressig und überfordernd sein.

Denn zu den vielfältigen Aufgaben gehören der Hausmeisterservice, die technische Verwaltung von Gebäuden, Instandhaltung und Wartung, Reinigung, Sicherheit sowie viele andere technische, infrastrukturelle und gewerbliche Tätigkeiten. Aufgrund dieser großen Bandbreite an Verantwortungsbereichen entstehen zahlreiche unterschiedliche Bedarfe, die oft schwer vorauszuplanen sind.

Deshalb ist eine Priorisierung der Themen enorm wichtig. Dazu gehört auch, dass tägliche, manuelle Aufgaben nicht mehr Teil der kurzen Arbeitszeit sein sollten, sondern vielmehr automatisiert werden müssen. Dazu können digitale Systeme helfen, die automatische Bestelldokumente sammeln und sortieren oder den Kollegen auf den Projekten einen digitalen, vorgefertigten Bestellkatalog an die Hand geben, sodass unternehmensinterne Telefonanrufe massiv reduziert werden können.

Effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle der Beschaffung

Eine zentrale, digitale Beschaffungsplattform kann dazu beitragen, vom unübersichtlichen manuellen Bestellverfahren auf automatisierte Prozesse umzusteigen. Zahlreiche Plattformen bieten Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse des Facility-Managements zugeschnitten sind. Plattformen wie CATHAGO ermöglichen es zum Beispiel, Regelbedarfe vorab zu definieren, sodass regelmäßig benötigte Verbrauchsmaterialien automatisch in festgelegten Abständen nachbestellt werden. Bestellvorlagen erleichtern es zudem, wiederkehrende Bedarfe schnell und unkompliziert zu decken.

So können etwa Starterpakete für neue Mitarbeitende mit wenigen Klicks nachbestellt werden. Die Guided-Buying-Funktion unterstützt den Einkaufs- und Freigabeprozess, indem sie favorisierte Produkte schneller zugänglich macht.

Dies kommt nicht nur den Mitarbeitenden zugute, sondern dem gesamten Unternehmen, da Mindestbestellmengen für Rabatte schneller erreicht werden können. Zudem ist die Bestellhistorie jederzeit einsehbar, was besonders nützlich ist, wenn es darum geht, beispielsweise die passende Glühbirne für eine bestimmte Lampe nachzubestellen.

Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Beschaffung

Ein weiterer Vorteil einer zentralen Beschaffungsplattform im Facility-Management ist die Flexibilität, zwischen verschiedenen Lieferanten je nach aktueller Warenverfügbarkeit zu wählen, um auch kurzfristige Bedarfe schnell zu decken. Eine Bestellung zu senden, ist oft der letzte Schritt im Einkaufsprozess: Mit den richtigen digitalen Tools läuft der nachgelagerte Abrechnungsprozess automatisiert ab. #

Den Bestellungen werden direkt die entsprechenden Kostenstellen zugewiesen, und es besteht die Möglichkeit, Rechnungen zu konsolidieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Buchhaltung erheblich.

Angesichts der vielfältigen Aufgaben und Bedarfe im Facility-Management lohnt sich eine durchdachte, digitale Beschaffung von C-Teilen und Betriebsmitteln besonders. Durch die Optimierung der Einkaufsprozesse kann wertvolle Zeit gespart und gleichzeitig Kosten reduziert werden.