1. E-Mails fluten das Postfach

Eine Befragung ergab, dass Berufstätige im Schnitt 26 berufliche E-Mails pro Tag erhalten. Die tatsächliche Zahl liegt dabei vor allem im Baugewerbe um ein vielfaches höher, da gerade dort auf vertraute Kommunikationswege wie die E-Mail zurückgegriffen wird. So kommt es auch oft vor, dass man durch die CC-Funktion auch E-Mails erhält, die einen nur indirekt betreffen.

Dies macht das Sortieren und Abarbeiten von Mailfluten noch komplexer und nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Dies spürt insb. die Einkaufsabteilung im Bauunternehmen, die tagtäglich mit Lieferanten, dem Handel und Herstellern bzgl. Bestellungen, Verhandlungen und Preisänderungen im Austausch steht. Dabei gehen wichtige Informationen in den unzähligen E-Mails unter und gehen verloren.

Um die hohe Anzahl der E-Mails zu reduzieren, werden vor allem standardisierte Prozesse benötigt, die Kommunikationsschleifen und Rückfragen reduzieren. Innovative Softwarelösungen wie CATHAGO helfen den Fachkräften im Einkauf und auf der Baustelle genau solche Prozesse zu vereinheitlichen und replizierbar zu machen. Dadurch kann das ständige E-Mail-Pingpong reduziert werden und ein einheitlicher Arbeits- und Kommunikationsprozess ohne Medienbrüche erreicht werden. Müssen dennoch weitere Absprachen getroffen werden, stehen traditionelle Kommunikationswege natürlich weiterhin zur Verfügung und ergänzen die Informationen aus dem digitalen System.

2. Papierkram birgt Fehlerquellen und schadet der Umwelt

Wenn Vorgehen analog verfasst werden, erhöht dies die Fehlerquote von Arbeitsvorgängen. Schnell handschriftlich aufgeschriebene Notizen können nur noch schwierig oder gar nicht entziffert werden. Dieses Problem kann man exemplarisch bei der Verwendung von Lieferscheinen erkennen. Eine einheitliche Norm der Lieferscheine ist bisher nicht vorgegeben. Dies führt zu unklaren und fehlenden Informationen im Rahmen der Anlieferung.

Doch das Problem von unleserlichen Texten endet dabei nicht: Bedarfsmeldungen werden auf der Baustelle oder im Lager notiert und bedürfen Rückfragen und Telefonschleifen. Eine einheitliche digitale Lösung im anwendbaren Datenformat, die von allen Akteuren im Prozess genutzt wird - vom Bauleiter und Polier bis hin zu den Lieferanten - schafft bei diesem Problem Abhilfe.

CATHAGO stellte bei der Analyse von Bestellprozessen im Bau außerdem fest, dass bis zu 11 Blätter Papier im Rahmen einer Materialbestellung verwendet werden. Diese werden nach Durchführung der Bestellung weggeworfen oder verstauben in Ordnern. Von der Baustelle über die Einkaufsabteilung bis hin zum Lager werden Dokumente ausgedruckt und beschrieben, ohne dass diese dabei einen Mehrwert erzeugen - dabei ist die Handelsseite nicht einmal berücksichtigt. Die Reduzierung der Papiermengen in der alltägliche Kommunikation und Arbeit hat demnach höchste Priorität und muss schnellstmöglich in den Unternehmen thematisiert werden.

3. WhatsApp zeigt Sicherheitslücken auf 

Das beliebteste schriftliche Kommunikationstool auf der Baustelle ist WhatsApp - laut einer Studie haben 55 Prozent der Fachkräfte im Bau WhatsApp auf dem Diensthandy installiert. Die Kommunikation über den Messengerdienst ist schnell und unkompliziert. Im Baubetrieb werden beispielhaft Bilder von der Baustelle oder Material versendet, um unmittelbar mit Kollegen zu kommunizieren.

Nicht selten erfolgen auch Bedarfsmeldungen, oder gar Bestellungen über den Messenger von Facebook. Dabei wurde nie eine beidseitige Einwilligung über die Nutzung Kommunikationsdienst vereinbart: Aufgrund der Sicherheitslücken sollte auf eine geschäftliche Kommunikation mit dieser Plattform verzichtet werden. Das größte Problem ist die Synchronisation der Kontaktdaten.

WhatsApp erstellt jeden Nutzer einen Account, womit nach der Zustimmung der Geschäftsbedingungen der Zugriff auf alle Kontaktdaten, die sich auf dem Telefon befinden, generiert wird. Des Weiteren ist WhatsApp ein amerikanisches Unternehmen. Die App ist internationalen Konzernen gegenüber nicht verpflichtet sich an europäischen Datenschutzgesetze zu halten, weshalb vertrauliche Kommunikation über WhatsApp nicht gewährleistet ist. 

4. Telefonieren führt zu Ungenauigkeiten 

Das schnelle Anrufen mit dem Telefon oder Handy ist immer noch eines der beliebtesten Wege der Unternehmenskommunikation. Probleme können sofort und vermeintlich einfach geklärt werden. Folgefragen werden direkt besprochen und bedürfen keine weiteren Schritte. Auch deshalb gehört das Telefonieren zum meistverbreiteten Medium im Bau.

Darüber hinaus ist der persönliche Austausch von Mensch zu Mensch nicht mit E-Mails oder anderen Nachrichten zu ersetzen. Dies bringt viele Vorteile mit sich! Bei Bestellvorgängen ist die Nachvollziehbarkeit von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung enorm wichtig und muss daher gut dokumentiert werden.

Eine für alle verständliche, einsehbare und im Idealfall damit zusammenhängende digitale Herangehensweise bietet allen Beteiligten eine enorme Arbeitserleichterung und Zeiteinsparung. Dabei möchte CATHAGO nicht den persönlichen Kontakt einschränken, sondern vielmehr sich wiederholende Arbeitsprozesse automatisieren und mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bieten.

5. Faxen begünstigt Fehler 

Obwohl in vielen Branchen bereist über künstliche Intelligenz und Vollautomatisierung gesprochen wird, ist das Fax ist in vielen Büros weiterhin nicht wegzudenken. Für gewöhnlich funktioniert das Gerät, bietet Sicherheit und der Vorgang ist schnell erledigt. In Deutschland verschicken rund zwei Drittel der Unternehmen noch regelmäßig Faxe.

Doch, wenn man viele Dokumente versenden möchte, ist der Prozess langwierig und die Qualität meist ungenügend. Wenn man ein empfangenes Fax-Dokument am Computer benötigt, muss dieses außerdem erst eingescannt werden.

Gehen bei diesem Prozess Unterlagen verloren, weil das Faxgerät diese nicht korrekt oder erst gar nicht übermittelt, wird weder Absender noch Empfänger darüber informiert und das Dokument geht verloren. Darüber hinaus ist auch unklar, ob faxen DSGO-konform ist. Zwar wird eine End-to-End Kommunikation über den Telefonanschluss genutzt, jedoch werden unverschlüsselt und für jeden am Faxgerät einsehbar teils personen- oder unternehmensbezogen Daten übermittelt. 

Fazit‍

Das Zeitalter der Digitalisierung hat längst begonnen und nimmt erheblichen Einfluss auf die Kommunikationswege. Trotz Sicherheitslücken, ungenauer Datenübermittlung oder Dokumentenverluste werden die traditionellen Kommunikationswege nur selten hinterfragt oder optimiert. Im Bauunternehmen ist davon insb. die Einkaufsabteilung betroffen, deren Aufgaben nicht mit der tagtäglichen Kommunikation mit externen Unternehmen zu trennen sind. Gerade in diesem Unternehmensbereich, der über 50-80 Prozent der Ausgaben verantwortet, ist es wichtig auf einen einheitlichen Prozess zurückzugreifen und standardisierte Arbeitsschritte zum Alltag zu machen. 

Dabei wird oftmals missverstanden, dass der Einsatz von digitalen Lösungen und Kommunikationswegen keine Entweder-oder-Frage darstellt. Vielmehr sollen neue, innovative Lösungen die bisherigen Kommunikationskanäle und Arbeitsschritte unterstützen und ergänzen, sodass Fachkräfte mehr Zeit für wichtige Aufgaben im Tagesgeschäft gewinnen können.