Der Begriff der Wareneingangskontrolle ist hauptsächlich aus dem Einzelhandel bekannt und dient dort der Sicherstellung der Qualität von Waren. Ihre Bedeutung erstreckt sich jedoch zunehmend auch auf das Bauwesen, wo sie eine zentrale Rolle spielt, um die Qualität der angelieferten Baustoffe zu gewährleisten.

Während im Einzelhandel die Wareneingangskontrolle hauptsächlich dazu dient, beschädigte oder fehlerhafte Produkte auszusortieren, hat sie im Bauwesen weitreichendere Implikationen. Sie schützt vor Störungen im Bauprozess und trägt dazu bei, die Gesamtqualität des Bauprojekts zu sichern. Im Bauwesen kommt das Kaufrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zur Anwendung, ergänzt durch die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB), besonders bei Rechtsgeschäften zwischen gewerblichen Bauherren und Baustofflieferanten. Dieser rechtliche Rahmen schafft klare Vorgaben für die Durchführung und Dokumentation der Wareneingangskontrollen.

Prüf- und Rügepflichten ernst nehmen

Die Prüf- und Rügepflichten des Käufers sind umfassend und gelten sowohl für die erstmalige Lieferung der Ware als auch für jede Nachlieferung. Der Umfang der notwendigen Untersuchung richtet sich nach der Branche, den Handelsbräuchen und den spezifischen Erfordernissen des jeweiligen Einzelfalls. Eine ordnungsgemäße Untersuchung kann bedeuten, dass der Käufer technische Prüfinstrumente oder Sachverständige hinzuziehen muss, um die notwendige Genauigkeit zu gewährleisten.

Das bedeutet, dass nach § 377 HGB der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung auf Mängel untersuchen und diese anzeigen muss, um seine Gewährleistungsrechte zu bewahren. Diese Pflicht entsteht erneut bei jeder Nachlieferung und betrifft den nachgebesserten Teil der Ware.

In bestimmten Fällen kann die Untersuchung sehr aufwendig sein und spezielle Kenntnisse oder technische Hilfsmittel erfordern. Diese Anforderungen sind jedoch notwendig, um sicherzustellen, dass der Käufer seine Rechte auf Gewährleistung nicht verliert und die Qualität der angelieferten Baustoffe den vertraglichen Vereinbarungen entspricht.

Digitalisierung der Warenannahme durch App-Technologie

Um die Wareneingangskontrolle effizienter und genauer zu gestalten, können moderne Apps für die Baustellenverwaltung eingesetzt werden. Diese Apps erlauben es den Bauleitern und Mitarbeitern, die angelieferten Baustoffe direkt bei der Ankunft digital zu erfassen. Mit wenigen Klicks kann über das Smartphone oder Tablet die eingehende Lieferung geprüft werden und mögliche Mängel in Echtzeit geteilt werden.

Durch die Nutzung einer solchen App können Mängel sofort erfasst und dokumentiert werden, einschließlich detaillierter Fotos und Beschreibungen. Diese Informationen werden in Echtzeit an alle relevanten Parteien, einschließlich Einkaufsbüro und Lieferanten, weitergeleitet. Dadurch wird der Prozess der Mangelrüge erheblich beschleunigt und die Kommunikation verbessert. Durch die Integration einer solchen Software in den Prozess wird nicht nur die Effizienz und Genauigkeit der Wareneingangskontrolle erhöht, sondern auch die Möglichkeit der Nachverfolgung und Transparenz im gesamten Bauprozess verbessert.

Relevant für Lieferscheine und Rechnungskorrektur!

Ein wichtiger Teil der Wareneingangskontrolle ist die Überprüfung des Lieferscheins und der Rechnung. Beim Eintreffen einer Lieferung sollte der Lieferschein sorgfältig mit der Bestellung und den tatsächlich gelieferten Waren abgeglichen werden. Diskrepanzen wie fehlende, beschädigte oder fehlerhafte Artikel müssen unverzüglich dokumentiert und dem Lieferanten angezeigt werden.

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Dieser Abgleich ist entscheidend, um spätere Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden. Falls Unterschiede zwischen dem Lieferschein und der Bestellung bestehen, ist es wichtig, diese sofort zu korrigieren. Dies betrifft auch die entsprechende Rechnungskorrektur. Die Richtigstellung der Rechnung auf Basis der nachgewiesenen Abweichungen stellt sicher, dass keine überhöhten oder falschen Beträge abgerechnet werden.

Eine genaue und transparente Dokumentation dieser Schritte erleichtert nicht nur den internen Prozessfluss, sondern dient auch als Nachweis im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen. Dies trägt maßgeblich dazu bei, die finanzielle Integrität des Bauprojekts zu wahren und sicherzustellen, dass nur die tatsächlich gelieferten und akzeptierten Materialien auch bezahlt werden.