ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) gelten als das Rückgrat der Unternehmensverwaltung und versprechen Effizienz durch die Automatisierung und Integration verschiedener Geschäftsprozesse. Doch gerade im Baugewerbe zeigt sich oft, dass diese Allround-Lösungen an ihre Grenzen stoßen.

In diesem Artikel beleuchten wir die grundlegenden Funktionen eines ERP-Systems und diskutieren, warum Standard-ERPs oft nicht den komplexen Anforderungen von Bauprojekten gerecht werden. Insbesondere werfen wir einen Blick auf das Einkaufsmodul und die typischen Probleme, die im Baugewerbe auftreten können. Erfahren Sie, welche zusätzlichen Funktionen und Anpassungen notwendig sind, um den Einkaufsprozess optimal zu unterstützen und den betrieblichen Erfolg zu sichern.

1. Das ERP im Baugewerbe

ERP-Systeme sind zentrale Verwaltungswerkzeuge, die Unternehmen helfen, ihre Geschäftsprozesse über eine einheitliche Plattform zu integrieren und zu automatisieren. Im Baugewerbe spielen ERP-Systeme eine besonders wichtige Rolle, da sie die komplexe Koordination von Projekten, Ressourcen und Finanzen erleichtern. Typische Funktionen eines ERP-Systems im Baugewerbe umfassen das Projektkostenmanagement, die Ressourcenplanung, die Arbeitszeiterfassung, die Bestandsverwaltung und den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen.

Ein bekanntes ERP-System im Baugewerbe ist RIB iTWO. Dieses System wurde speziell für die Anforderungen der Bauindustrie entwickelt und bietet bemerkenswerte Funktionen wie die 5D BIM (Building Information Modeling)-Integration. Diese ermöglicht die Verknüpfung von Bauplanung und -ausführung in 3D-Modellen mit Kosten- und Zeitplänen, was eine präzisere Planung und Durchführung von Bauprojekten erlaubt. Zudem bietet RIB iTWO umfassende Projektmanagement-Tools zur Fortschrittskontrolle und Risikomanagement, effizientes Ressourcenmanagement zur Optimierung von Personal, Maschinen und Materialien sowie ein ausgeklügeltes Supply-Chain-Management zur Verwaltung der Lieferkette.

Ein weiteres spezialisiertes ERP-System für die Bauwirtschaft ist Nevaris. Nevaris zeichnet sich durch detaillierte Kostenkalkulationen aus, die eine präzise Budgetierung von Bauprojekten ermöglichen. Das System bietet umfassende Funktionen für die Planung, Überwachung und Steuerung von Bauprojekten sowie ein integriertes Dokumentenmanagement-System zur Verwaltung aller projektrelevanten Unterlagen. Besonders vorteilhaft sind die mobilen Lösungen von Nevaris, die es Mitarbeitern ermöglichen, auch auf Baustellen auf wichtige Daten und Funktionen zuzugreifen. Zudem unterstützt Nevaris die detaillierte Planung und Überwachung der Bauzeiten, um Verzögerungen zu minimieren.

Insgesamt bieten spezialisierte ERP-Systeme wie RIB iTWO und Nevaris Lösungen, die auf die komplexen Anforderungen des Baugewerbes abgestimmt sind. Sie helfen Bauunternehmen, ihre Projekte effizienter zu planen und durchzuführen, was letztlich zu Kosteneinsparungen und einer höheren Produktivität führt. Diese Systeme zeigen, wie wichtig es ist, spezialisierte Softwarelösungen zu nutzen, um den spezifischen Herausforderungen im Baugewerbe gerecht zu werden.

2. Das Einkaufsmodul im ERP

Das Einkaufsmodul ist ein zentraler Bestandteil eines ERP-Systems, das die Beschaffungsprozesse eines Unternehmens automatisiert und verwaltet. Im Kontext des Baugewerbes umfasst das Einkaufsmodul typischerweise Funktionen wie die Bestellabwicklung, Lieferantenverwaltung, Bestandsverfolgung und Rechnungsbearbeitung.

1. Bestellabwicklung: Das Einkaufsmodul ermöglicht es den Benutzern, Bestellungen für Materialien, Ausrüstung und Dienstleistungen aufzugeben. Es sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, die es den Einkäufern ermöglicht, schnell und effizient Bestellungen zu erstellen und zu bearbeiten. Darüber hinaus sollte das System Funktionen zur Verfolgung von Bestellstatus und Lieferterminen bieten, um sicherzustellen, dass Bestellungen rechtzeitig und vollständig geliefert werden.
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2. Lieferantenverwaltung: Das Einkaufsmodul sollte eine Datenbank zur Verwaltung von Lieferanteninformationen bereitstellen. Dies umfasst Kontaktdaten, Vertragsbedingungen, Lieferantenbewertungen und Compliance-Informationen. Eine effektive Lieferantenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu optimieren und die besten Lieferanten auszuwählen, um ihre Anforderungen zu erfüllen.

„Wir integrieren mit den großen und bekannten ERP-Systemen im Baugewerbe, da sowohl die Anbieter, als auch die Kunden erkannt haben, dass durch immer komplexere Daten und erhöhte Anforderungen ein All-Round-System nicht mehr alle Herausforderungen lösen kann. Aus diesem Grund gibt es ergänzende Software, die das ERP stärken und den Gesamtprozess unterstreichen.
_{- Emil Buxmann (Geschäftsführer, CATHAGO)}
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1. Bestandsverfolgung: Eine genaue Bestandsverfolgung ist entscheidend für den erfolgreichen Betrieb im Baugewerbe. Das Einkaufsmodul sollte Funktionen zur Verfolgung von Materialbeständen und -bewegungen bieten, um sicherzustellen, dass Unternehmen immer über ausreichende Lagerbestände verfügen, um ihre Bauprojekte zu unterstützen. Dies umfasst auch Funktionen wie Lagerverwaltung und Barcode-Scanning, um die Effizienz bei der Bestandsverwaltung zu verbessern.
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2. Rechnungsbearbeitung: Das Einkaufsmodul sollte nahtlos mit dem Rechnungswesensmodul des ERPs integriert sein, um einen effizienten Rechnungsworkflow zu ermöglichen. Dies umfasst Funktionen wie die Erfassung von Eingangsrechnungen, die Prüfung von Rechnungen auf Genauigkeit und Compliance, die Genehmigung von Zahlungen und die Buchung von Rechnungen im Buchhaltungssystem.

Obwohl das Einkaufsmodul im ERP eine solide Basis für die Beschaffungsprozesse eines Unternehmens bietet, reicht es oft nicht aus, um die spezifischen Anforderungen des Baugewerbes zu erfüllen. In den folgenden Kapiteln werden wir näher darauf eingehen, welche zusätzlichen Funktionen und Integrationen erforderlich sind, um den Einkaufsprozess im Baugewerbe optimal zu unterstützen.

3.  Warum das bisherige Einkaufsmodul nicht mehr ausreicht

Obwohl das Einkaufsmodul in einem ERP-System viele Vorteile bietet, gibt es einige Aspekte, die oft fehlen oder Probleme verursachen, insbesondere im Baugewerbe. Hier sind einige typische Probleme und fehlende Funktionen:

Mangelnde Spezialisierung: Standard-ERP-Systeme sind oft nicht spezifisch auf die Anforderungen des Baugewerbes zugeschnitten. Sie bieten möglicherweise nicht die erforderlichen Funktionen und Workflows für komplexe Bauprojekte und die damit verbundenen Beschaffungsprozesse.
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Komplexität des Baugewerbes: Bauprojekte sind oft komplex und involvieren eine Vielzahl von Materialien, Dienstleistungen und externen Partnern. Ein einfaches Einkaufsmodul kann Schwierigkeiten haben, diese Komplexität zu bewältigen und alle erforderlichen Informationen und Prozesse effektiv zu verwalten.
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Integration mit externen Partnern: Bauprojekte erfordern oft die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von externen Partnern, einschließlich Subunternehmern, Lieferanten und Auftragnehmern. Ein Einkaufsmodul im ERP sollte nahtlose Integrationsmöglichkeiten bieten, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit diesen externen Partnern zu erleichtern.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bauprojekte können sich schnell ändern, und die Anforderungen an den Einkauf können sich von Projekt zu Projekt stark unterscheiden. Ein starres Einkaufsmodul im ERP kann Schwierigkeiten haben, sich an diese Veränderungen anzupassen und die erforderliche Flexibilität zu bieten.
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Mangelnde Unterstützung für mobile Nutzung: Bauprojekte finden oft an verschiedenen Standorten statt, und die Mitarbeiter müssen mobil arbeiten können. Ein Einkaufsmodul im ERP sollte daher mobile Unterstützung bieten, damit die Mitarbeiter auch unterwegs auf wichtige Informationen und Funktionen zugreifen können.
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Komplizierte Benutzeroberfläche: Ein weiteres häufiges Problem ist eine komplizierte und schwer zu bedienende Benutzeroberfläche des Einkaufsmoduls. Dies kann die Effizienz beeinträchtigen und dazu führen, dass Mitarbeiter das System nicht optimal nutzen.
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Maverick Buying: Ein weiteres häufiges Problem im Baugewerbe ist das sogenannte Maverick Buying, bei dem Einkäufe außerhalb des standardisierten Beschaffungsprozesses getätigt werden. Dies führt zu mangelnder Transparenz, schlechteren Konditionen und erhöhten Kosten. Standard-ERP-Systeme bieten oft nicht die spezialisierte Funktionalität, um Maverick Buying effektiv zu kontrollieren und zu verhindern.

Insgesamt gibt es einige typische Probleme und fehlende Funktionen beim Einkaufsmodul in einem ERP-System, insbesondere im Baugewerbe.

Diese Herausforderungen können die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen und die Notwendigkeit einer spezialisierteren Lösung für das Baugewerbe aufzeigen. Gerade für den Einkauf gilt es dabei auf Erweiterungen zu setzen, die die Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle unterstützen.